Tilbuddet om at få en individuel, årlig publikumsrapport fra Applaus har mange kulturinstitutioner gjort brug af. Det har været en succes, hvor flere og flere aktører gennem årene har tilmeldt sig.

“Siden 2022 har vores publikumsrapport haft et rimelig fast format. Vi har tilbudt et spørgeskema, som institutioner har kunnet give deres brugere, så de har kunnet få meget specifik data om deres publikum. Siden da har der været en løbende udvikling for at gøre den undersøgelse endnu mere brugbar for institutionerne,” forklarer Sigrid Kjær-Hansen, senioranalytiker hos Applaus. 

Hun tilføjer, at Applaus gennem årene har gjort det muligt for flere forskellige kulturinstitutioner at være med. De har udviklet et spørgsmåls-katalog, så de enkelte aktører kan udvælge præcis de spørgsmål, der er relevante for dem – og for deres publikumsgrupper.

Nyt dashboard opdaterer data og publikumsanalyse kontinuerligt

Jo flere kulturinstitutioner, der har ønsket specifik publikumsindsigt, jo klarere er det blevet for Applaus, at behovene er forskellige for de enkelte institutioner og for de forskellige brancher. Hvis man for eksempel har en stor satsning i efteråret, er det ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt at kulturinstitutionens publikumsundersøgelse udføres om foråret. 

Derfor har Applaus nu i samarbejde med Epinion udviklet et nyt dashboard, der gør det muligt for den enkelte kulturinstitution at indsamle publikumsdata og udføre undersøgelser løbende, måle direkte på udviklingstiltag og få sammenfatning og analyse af deres tal.

“I arbejdet med at gøre det (dataindsamling og publikumsrapporten,red.) mere tilpasset til institutionerne, har næste skridt været at kunne tilbyde dataindsamling på forskellige tidspunkter,”siger Sigrid Kjær-Hansen og tilføjer, at der er stor forskel på behovene for de forskellige kulturbrancher.

“Det har vi nu taget til efterretning, og derfor har vi gjort det muligt at indsamle data hele året, så man kan tilpasse det ens eget arbejdsflow ude på institutionen. Det var vores første refleksion – at det skulle være muligt at indsamle data hele året. Så kom næste spørgsmål: Hvordan skulle man så modtage den data?,” fortæller Sigrid Kjær-Hansen. 

Hvis man indsamler data et helt år, giver det ikke mening at vente flere måneder på at få analyseret det. Publikumsudviklingsarbejdet står ikke stille, og derfor giver alle undersøgelser kun et øjebliksbillede:

“Man vil gerne kunne tilgå data løbende,” konkluderer hun.

Data live: ´Hvordan har vi det så i dag?´

Med dashboarded er det nu muligt at få data live. Man kan gå ind og se, hvad publikum har svaret på ens undersøgelse denne uge eller den sidste måned. På den måde er det muligt hele tiden at være opdateret og få indsigt i ens publikum. Det er ikke nødvendigvis de samme publikumsgrupper, der kommer til alle arrangementer, og det kan man bedre følge med i, når information om dem indsamles løbende. Derudover er dashboarded også meget mere dynamisk end den tidligere rapport:

“Man kan gå ind og klikke på præcis det, man er interesseret i at finde, fremfor at man har en moppedreng af en tekstrapport,”siger Sigrid Kjær-Hansen og tilføjer, at en del af de større rapporter tidligere har bevæget sig op på 120 sider.

Her er det nye dashboard både mere overskueligt og lettere tilgængeligt. Samtidig gør dashboarded det muligt for forskellige faggrupper at gå ind og finde netop den information, der er relevant for dem. Det er ikke nødvendigvis de samme data, en marketingschef og en baransvarlig har brug for, pointerer senioranalytikeren.

Hver institution får deres eget login, som kan deles med de ansatte. På den måde kan hver enkelt medarbejder gå ind og finde den information, de har brug for. Derudover er der indsat en AI-model, som kan lave opsummeringer på konkrete grafer og drage konklusioner ud fra dem. På den måde bliver data gjort til overskuelig, konkret og brugbar viden.

Dashboarded skal ind i arbejdsflowet 

Selvom det nye dashboard gør data og viden lettere tilgængelig, mere detaljeret og opdateret, er der dog en enkelt ting, det ikke kan gøre. Den kan nemlig ikke sørge for den praktiske implementering. Det er stadig den enkelte kulturinstitution og dens medarbejderes opgave at sikre, at den viden, der tilvejebringes, integreres i publikumsarbejdet. 

På spørgsmålet om, hvad det kræver af en organisation, hvis de vil have mest ud af det nye dashboard svarer Sigrid Kjær-Hansen, at det er afgørende, at man få inkorporeret dashboarded i arbejdsflowet:

“Det er ens eget ansvar at logge ind på det og kigge på de data, der ligger derinde. Det er der helt sikkert noget arbejde i for institutionerne, men vi forsøger at gribe dem ved at lave en onboardingproces. Når du har tilmeldt dig undersøgelsen, er du en del af et onboarding-webinar, der præsenterer, hvordan du skal lave spørgskemaundersøgelsen og også kort, hvordan du kan bruge det her dashboard,”siger hun.

Hun tilføjer, at der er fire onboarding-forløb i løbet af året, og at Applaus derudover også løbende tilbyder valgfrie webinarer som specifikt handler om brugen af det nye værktøj – og i øvrigt står til rådighed, hvis der er spørgsmål. Fremover bliver brugen af dashboarded også integreret i kursusforløb hos Applaus, hvor det vil blive sat ind i en større sammenhæng, for eksempel på kurset ‘Fremtidens Publikumsudvikler,’ som har været et fast tilbagevendende forløb hos Applaus.

Brug fem minutter på dashboard-info på hvert personalemøde

Hvad er det bedste råd, senioranalytikeren vil give de kulturinstitutioner, som har fået lyst til at få det nye dashboard? 

“Helt grundlæggende – som gælder for hele publikumsundersøgelsen – er, at man skal sætte sig ned og lave en strategi. ‘Hvad er det for et mål, vi har med det her?’ ‘Hvordan vil jeg indsamle data?’ ‘Vil jeg ud på institutionen og indsamle det fysisk eller primært online?’ ‘Er det relevant at gøre hele året?’ ‘Hvor mange besvarelser skal jeg have for at få noget meningsfuldt ud af det her?’,” siger Sigrid Kjær-Hansen. 

Hun foreslår, at man i organisationen udpeger en eller to medarbejdere, der er primære i arbejdet med dashboarded. Det skal være en fast del af deres arbejde at kigge på det ugentligt – og så skal det også være et fast punkt på dagsordenen, når der er personalemøde, foreslår hun:

“Sandsynligvis har man en eller anden form for personalemøde, en gang om ugen eller en gang om måneden. Det behøver jo ikke tage lang tid. Det kan være et femminutters punkt, hvor man lige opridser, at ‘den seneste måned kan vi se, at folk har været enormt glade for os’, eller ‘vi kan se, at der har været et problem’, så man på den måde tager det ind i et arbejdsflow.”